Oggi inizio l’erogazione di un percorso formativo e voglio condividere con voi dei ragionamenti importanti da fare mentre prepariamo un’aula per un corso!
QUANDO: Fondamentale giungere alla sede di svolgimento del corso prima dell’inizio per verificare l’aula e i supporti. Addirittura può essere utile sistemare l’aula la sera prima. Arrivare in anticipo ci garantisce inoltre un buon elastico per la gestione di eventuali imprevisti. Sempre meglio aver poi il tempo per gustarsi con tutta calma un buon caffè rispetto ad arrivare trafelati o peggio ancora in ritardo.
DOVE: Se il corso viene fatto in azienda occorre stabilire un contratto d’aula chiaro fin da subito con i partecipanti. Ad esempio si può negoziare un dieci minuti extra di pausa alla fine mattinata e una chiusura del corso anticipata per passare in ufficio a controllare la situazione a patto di lasciare i cellulari spenti e di rispettare gli orari dei break. Verificare che il committente abbia previsto i coffee break, i generi di conforto in aula e i pasti offerti dall’azienda con tanto di tavolo riservato ai soli partecipanti al corso per evitare che il gruppo si debba separare. I coffee break è meglio prevederli al bar o comunque in una sala diversa da quella del corso al fine di incentivare i partecipanti a cambiare ambiente e fare un break!
COME: Disporre i tavoli a ferro di cavallo od eventualmente utilizzare un tavolo riunioni (solamente in caso di piccoli gruppi con meno di 8 persone). Una disposizione a ferro di cavallo agevola la comunicazione tra tutti i partecipanti al corso e l’instaurarsi di un clima di confronto in cui tutte le persone possono facilmente vedersi. Riservare se necessario una saletta di appoggio per eseguire i lavori in sottogruppo potendo suddividere i partecipanti in diversi ambienti. Effettuare in anticipo una prova di funzionamento degli strumenti tecnologici per evitare il classico videoproiettore che non va d’accordo con il computer portatile, l’audio che non funziona o è insufficiente e le luci della sala che non si accendono. Utilizzare una lavagna a fogli mobili con pennarelli funzionanti (verificare anche questi in anticipo e richiederne sempre alcuni di scorta). Appendere i fogli scritti alle pareti con dello scotch per rafforzare l’efficacia dei messaggi e mantenerne più a lungo il ricordo con la comunicazione visiva. Appendendoli in sequenza, i partecipanti avranno sempre ben in vista cosa è stato fatto fino a quel momento. Scrivere solo in stampatello e con grandi caratteri. Utilizzare eventuali altri strumenti di supporto che fossero necessari. Far preparare e disporre i segnaposti per il relatore e i partecipanti. Un simpatico modo è stampare su di un lato il cognome e sull’altro il nome in modo che all’inizio del corso i segnaposti siano utilizzati con il cognome ed in seguito (se il gruppo condivide di passare al tu) capovolti sul nome. Personalmente sono molto favorevole all’utilizzo del tu e ad un approccio informale con i partecipanti privilegiando sempre la sostanza rispetto alla forma. Dotare ogni partecipante di penna e blocco per gli appunti. Anche il numero di partecipanti che prendono appunti e la quantità di appunti che prendono rappresenta un feed back importante sul loro grado di interesse. Prevedere generi di conforto come acqua, cioccolatini, piccoli snac, ecc. Predisporre la dispensa (meglio consegnarla al termine del corso), le schede di valutazione e gli attestati di partecipazione.
Per quando iniziano ad arrivare i partecipanti dobbiamo aver già ultimato ogni incombenza operativa per poterci dedicare fin da subito a loro e alla loro accoglienza. Presentiamoci e diamo il benvenuto ai partecipanti. Facciamoli presentare tra di loro, evitando che si instauri un’atmosfera da sala d’attesa dal medico.
Questa la mia lavagna di benvenuto!
Buona continuazione e buone aule! ❤️
